CIAD

De vroedvrouw en de soft controls

Onlangs heb ik een presentatie gegeven bij de dienst Internal Audit van de Koninklijke Luchtmacht. Het onderwerp: soft controls. Centraal in deze presentatie stond natuurlijk ons welbekende 9-blokkenmodel. Na een korte introductie van ons model ben ik vooral dieper ingegaan op datgene dat mensen intrinsiek motiveert c.q. beweegt.  

De presentatie werd met veel enthousiasme ontvangen en sloot exact aan bij de ontwikkelingen waar de Auditdienst op dit moment in zit. Hoe kunnen we soft controls onderdeel laten zijn van onze controleaanpak? Een vraag die tijdens het slot werd gesteld is hoe je in je aanpak rekening kunt houden met soft controls of meer concreet, hoe je ze kunt auditen. Om hier een goed antwoord op te krijgen moeten we meer dan 2.400 jaar terug in de tijd.

De vroedvrouw
Reeds in het oude Griekenland werd aandacht besteed aan soft controls. Iemand die hier grote waarde aan hechtte was Socrates. Hij stelde zich de vraag: “Hoe kan iemand iets kennen, als hij zichzelf niet kent?”. Bij al het handelen stond in zijn ogen het “zijn” (de opvattingen en overtuigingen) centraal. Gelijk de vraag van de auditors van de   Luchtmacht stelde Socrates zich de vraag hoe hij dit “zijn” boven tafel kon krijgen. Het opdiepen van dergelijke opvattingen en overtuigingen moest volgens Socrates gebeuren zoals een vroedvrouw een kind ter wereld helpt komen, door beurtelings aanmoediging om door te gaan of op te houden, en zijdelings te helpen duwen en masseren. Hij noemde deze gesprekstechniek de vroedvrouwtechniek. Evenzo moet de auditor bij de auditee deze techniek toepassen om de waarheid, de echte kennis, naar boven te laten komen. Bij auditing gaat het om het zelf ervaren van kennis, al het andere van horen zeggen is namaakkennis. Kennis moet volgens Socrates helemaal authentiek zijn. Bij het auditen van soft controls gaat het dus om het stellen van vragen met als doel de stevigheid van de reeds verworven kennis te toetsen en al wat los zit te verlaten. Op velen kwam Socrates arrogant en pedant over met zijn eeuwige vragen, die er enkel om bedoeld waren de ander uiteindelijk tot zichzelf te laten komen. Dit werd hem vaak niet in dank afgenomen, zeker niet door de grotere gevestigde ego’s van de maatschappij. Accountants en auditors treft eenzelfde lot en in mindere mate ook de controller. Velen zien hen als ballast met lastige vragen, die niet weten waar het om draait. Onze aanpak rondom de analyse bedrijfsvoering sluit nauw aan bij de vroedvrouwtechniek van Socrates. Het stellen van vragen staat ook bij onze aanpak centraal, om de geïnterviewde uiteindelijk zelf tot het inzicht te laten komen hoe hij invulling geeft aan sturing en beheersing en wat hiervoor de intrinsieke drijfveren zijn.

De auditor
Socrates stelde communicatie centraal. Men vond hem altijd ergens op de agora omringd door een groepje toegewijde luisteraars, met daartussen ook enkele achterdochtigen. Hij toetste zijn denkbeelden voortdurend in gesprekken met allerlei mensen, en perste als het ware hun kennis uit hen, om die vervolgens op waarheids- en houdbaarheidsgehalte te onderzoeken en zo nodig te verwerpen. Onderwerpen voor deze dialogen waren meestal deugden als rechtvaardigheid, zelfbeheersing, vroomheid, dapperheid en wijsheid. Deugden die ook nu weer dagelijks in het nieuws zijn bij het DSB-debacle. Door beredeneerd onderzoek van ieders kennis van toepassingen zocht Socrates naar algemeen geldende waarheden en principes voor het menselijk doen en laten, ofwel essenties. Socrates paste de inductieve methode van redeneren toe, waarbij hij vanuit een verzameling van details naar het geheel toewerkte, ofwel door toetsing van vele individuele inzichten tot een algemeen geldende waarheid trachtte te komen. Socrates kan gezien worden als een van de eerste auditors. Immers bij zijn zoektocht naar waarheidsvinding stelde Socrates vooral vragen en luisterde hij het merendeel van de tijd. Niet voor niets is het woord auditor afgeleid van het woord audire, wat letterlijk toehoorder betekent. Helaas is de huidige auditor veel meer verworden tot een controleur die documenten en checklists controleert.

De klokkenluider
S